Categories
Algemeen Artikelen Effectiviteit Ondernemen

Visual business design voor drukke mensen

Het is zomer 2013, mijn Google Calendar ziet blauw van de afspraken, de telefoon blijft maar gaan en e-mails blijven onbeantwoord. Ik moet nog 5 offertes maken, 3 klanten terugbellen en op tijd in de auto stappen richting Nieuwegein voor een tekenklus. Mijn bedrijf bepaalt inmiddels hoe mijn dag eruit ziet en ik moet ‘Nee’ zeggen tegen klanten, omdat ik gewoon vol zit.

“Dit is niet wat ik wil” zeg ik tegen mijn collega-ondernemers, maar ik word zo geleefd door mijn agenda, door de klussen, door de taken en projecten, dat ik geen tijd heb om na te denken over een andere manier van werken. Laat staan dat ik tijd heb om het door te voeren. Want ja, klanten gaan voor, toch?

Die zomer besluit ik om mijn twee collega’s Mieke en Marjolein op te leiden tot Betekenaar. Een besluit wat enorm veel in beweging zette en waardoor het nu mogelijk is dat we een eigen Visual lab, Opleiding, Community en Methode hebben. Maar met het opleiden was het drukteprobleem maar tijdelijk opgelost. Want drukte en stress liggen om de hoek als ondernemer. Vooral het laatste kwartaal is het bij ons altijd een gekkenhuis.

Maar toch lukt het ons om gave projecten te starten. Om onze organisatiekracht om te zetten in zoiets als een visual community of het ontwikkelen van een opleiding. Ondanks alle drukke en urgente taken lukt het ons om te focussen op wat belangrijk is. Het is niet makkelijk, zal ik verklappen, maar het lukt wel.

Hoe lukt het om te doen wat belangrijk is in drukke tijden? Hoe zorg je ervoor dat je de juiste dingen doet in plaats van brandjes blussen? En waarom is dat eigenlijk belangrijk?

Inmiddels is mijn rol als oprichter voorzien van een grotere vrijheid (lees: mijn collega’s zijn inmiddels veel beter dan ik). Maar die vrijheid is niet ontstaan terwijl ik lag te slapen er is geen ‘quick fix’, maar er is wel een ‘quick thinking tool’ die past in jouw drukke schema. Een tool waarmee je sneller tot de conclusie kan komen of je nog het juiste doet of niet.

Daarom wil ik je introduceren aan mijn grote vriend genaamd ‘Visueel denken’ en dan specifiek op het gebied van business design. In dit artikel laat ik je kennis maken met 16 visuele tools voor je business, maar laten we eerst even in de achtergrond duiken.

Is het mogelijk om anders te denken?

Wij zijn in Nederland een behoorlijk potje denkers. We werken met ons hoofd, zeker als je in een grotere organisatie werkt. Het probleem van veel denkwerk is dat je op een gegeven moment je eigen gedachtes achterna holt. Dat is niet erg, totdat je er last van krijgt en iets anders wilt. Dan pas merk je hoe hardnekkig die denkgewoontes zijn.

Visueel denken helpt om je gedachten op papier te krijgen en deze eenvoudig te delen met je team. Je gooit ze letterlijk uit je hoofd, waardoor je lichtelijk gedwongen wordt om een keuze te maken over jouw gedachtes. Dat is één van de fundamentele voordelen van visueel denken, je neemt een beslissing over je ideeën. Als je namelijk alleen maar denkt aan je ideeën, dan blijven het ideeën, geen beslissingen (en dus ook geen acties).

Door visueel te werken (lees: je gaat iets maken), ga je letterlijk anders kijken naar de situatie, vanuit een ander perspectief. Dit zorgt ervoor dat jij met een andere pet naar de situatie kan kijken, en soms al in 5 minuten (of 15).

Het is overigens de bedoeling dat je de visuals die je tegenkomt uitwerkt op bijvoorbeeld flip-over formaat, zodat je er samen met je team letterlijk voor kan gaan staan. De visual is dan de structuur voor de bijeenkomst en zet je aan het denken. Maar dan wel op een andere manier.

Heb je hier wel tijd voor?

Natuurlijk niet. Daarom is het belangrijk dat je gaat werken onder tijdsdruk. Zet jezelf en anderen onder een tijdsdruk om iets te maken, daarmee haal je namelijk de perfectie van je oplossingen en problemen af. En als er iets een major f*ck up is in het leven, dan is het wel de wens om iets perfect te maken.

Inmiddels mocht ik meerdere malen aanschouwen dat mensen in 5 – 15 minuten, briljante oplossingen bedachten voor hun bedrijf of zelfs voor wereldvrede. Tijd is een magisch goedje. Gebruik het slim.

Voorbij het business model canvas

Iedereen kent inmiddels wel het business model canvas. Dit fantastische canvas zorgt ervoor dat jij in een korte tijd een goed beeld kan krijgen van je business of nieuwe varianten daarop kan bedenken. Ken je het nog niet? Check deze korte video-uitleg.

Het business model canvas is een toffe tool die inzicht geeft, maar zoals zoveel ontwerptools, blijft de vraag “Hoe gaan we dit doen?” vaak onbeantwoord. Helaas kom ik nog te veel van dit soort strategiesessies tegen, waarbij mensen geïnspireerd worden, maar niet tot actie komen. En dat stoort mij.

Van inspiratie naar transpiratie

Laten we daarom van inspiratie naar transpiratie gaan. We hebben ze allebei nodig, maar inspiratie is te vinden op elke hoek van de straat. Ik kan elke dag wel naar een inspirerende meetup of conferentie. Maar wat doe ik er mee? Hoe ga ik er mee aan de slag? Dat is waar de transpiratie ontstaat. En transpiratie doet altijd een beetje pijn. Het is net als hardlopen. Ik heb altijd de inspiratie om te hardlopen, maar de transpiratie, tja….. geen commentaar…..

De 16 business design tools voor drukke mensen

Deze 16 tools zijn speciaal voor jou geselecteerd, om met jouw drukke agenda te werken aan je organisatie. Kies de juiste tool voor jouw bedrijf, team, organisatie eruit. De tools zijn genummerd en gaan van abstract naar concreet. Van visie naar actie. Van inspiratie naar transpiratie. Ben je er klaar voor?

  1. Purpose & impact
  2. Values
  3. Storytelling
  4. Problem & solution
  5. Empathy map
  6. Fuck-it list
  7. Business model canvas
  8. Future ideas
  9. Wat is het product
  10. Marketing conversatie
  11. Customer journey
  12. One-Year-Goal
  13. Strategie & proces design
  14. Metrics
  15. Visual prototyping
  16. Action planner

Uitleg van de tools

Je bent nog één alinea verwijdert van de tools en dan gaan we ze in een vogelvlucht bespreken. Elke tool wordt viseel weergeven, met een korte introductie, het doel en de stappen die je kunt ondernemen. Ik snap dat je diepte en achtergrond in wilt per tool, maar ik heb geen zin om zoveel te typen. Sorry. Laten we vooral gaan doen. Visueel.

1. Purpose & impact

Doel: Bepalen van de 3 wins van de organisatie voor jou zelf, de community en de wereld.

impact

Elke organisatie heeft een doel, een reden om te bestaan in deze wereld. Is het doel behaald, dan verdwijnt de organisatie vanzelf (door interne of externe omstandigheden). Net als in de natuur. Daarom is het belangrijk om stil te staan bij de toegevoegde waarde van jouw organisatie, jouw team, jouw bedrijf.

  1. Print de visual uit of tekenen hem na.
  2. De eerste stap is om 3 wins te onderzoeken. De win voor de individu, de win voor de community en win voor de wereld (Bron: Dragon Dreaming). Beantwoord de vragen: Wat heb ik hier aan? Wat heeft de community hier aan? Wat heeft de wereld hier aan?
  3. Laat iedereen van je team op een post-it schrijven wat voor hem of haar zijn doel is binnen de organisatie. Plak dat in de juiste cirkel en deel het met elkaar.
  4. Laat iedereen van je team op een post-it schrijven wat zij denken dat het doel voor de community is. Plak dat op en deel het met elkaar.
  5. Probeer deze community input te verzamelen tot één definitie (of als het niet anders kan, twee)
  6. Laat iedereen van je team op een post-it schrijven wat zijn denken dat de ‘win’ is voor de wereld. Plak dat op en deel het met elkaar.
  7. Probeer dit ook samen te voegen tot één definitie. Check of dit klopt met iedereen.
  8. Nu heb je helder wat je doel is voor iedereen, voor de community en voor de wereld.
  9. Wil je het echt groot maken, maak dan van de ‘win’ voor de wereld een 100-jarig doel.

2. Values

Doel: Cultuur van de organisatie / team helder krijgen en wat dit voor iedereen betekent.

value

Iedereen heeft waarden, maar vaak zijn we niet zo van bewust. Zo heeft iedere organisatie ook waarden, maar ook daar zijn we vaak nauwelijks van bewust. Laat staan dat het team weet wat het betekent. Breng daarom je (kern)waarden in kaart.

  1. Hang een aantal flip-overvellen op.
  2. Schrijf daar de kernwaarden die al door de organisatie zijn bedacht.
  3. Vraag aan iedereen of er waarden zijn binnen het bedrijf, maar die niet benoemd zijn.
  4. Vraag aan iedereen om op een post-it een symbool te tekenen wat voor hem/haar staat voor die kernwaarden. Vraag: Hoe ziet de waarde er voor jou uit?
  5. Bespreek met de hele groep iedereen zijn betekenis per (kern)waarde.
  6. Probeer tot één symbool per waarde te komen en teken die op de flip-over.

3. Problem & solution

Doel: Helder krijgen welk probleem je oplost, zodat dit te communiceren is.

problemsolution

Welk probleem lossen jullie eigenlijk op? Dit raakt als het goed is ook het bestaansrecht van je organisatie. Breng in kaart hoe jullie de wereld zien, omschrijf het probleem wat jullie zien en omschrijf de oplossing die jullie bieden.

  1. Print de visual uit of teken hem na op een flip-over
  2. Bepaal met je team hoe jullie de situatie / wereld zien.
  3. Bepaal samen wat het probleem is.
  4. Bepaal samen wat de oplossing is.
  5. Dit kun je trouwens ook met je klanten / gebruikers doen.

4. Storyboarding

Doel: Een doorvertelbaar verhaal maken

storyboard

Als organisatie heb je een makkelijk verhaal nodig om door te vertellen. Zelfs zo makkelijk dat iedereen hetzelfde verhaal kan vertellen, ook als je er niet werkt. Gebruik een storyboard om tot het verhaal te komen. Die bestaat uit 6 simpele stappen, waarmee je de bouwstenen van je verhaal helder krijgt. Laat mensen per bouwsteen post-its plakken.

  1. Hoofdpersoon: Bepaal wie de hoofdpersoon is van je verhaal. Man, vrouw, naam, wat doet hij/zij?
  2. Probleem: Wat is het probleem van hem of haar?
  3. Oorzaak: Hoe ontstaat dit probleem?
  4. Oplossing: De korte omschrijving van jullie oplossing voor dit probleem.
  5. Ommekeer: Hoe werkt de ommerkeer? Hoe werkt jullie oplossing?
  6. Resultaat: Hoe ziet het leven eruit van de hoofdpersoon nadat hij/zij jullie oplossing heeft?
  7. Schrijf een pitch uit van 1 minuut op basis van deze stappen. Dit kan je eventueel in kleine teams doen om er een wedstrijd van te maken (en om het verhaal in hun hoofd te krijgen).

5. Empathy map

Doel: Een beeld hebben van de klant.

empathy

Wie is nu eigenlijk je klant? Wat ziet hij, wat denkt hij, wat voelt hij? Vaak hebben we daar een vaag beeld van, maar communiceren we dat niet met iedereen. Laat staan dat we het checken bij de klant.

  1. Bepaal stap voor stap met elkaar:
    • Wat de klant denkt en voelt
    • Wat de klant ziet
    • Wat de klant hoort
    • Wat de klant zegt en doet
    • Wat de pijn van de klant is
    • Wat jullie service/product oplevert bij de klant.
  2. Dit kun je doen met heel je team of met verschillende teams om zo meerdere perspectieven te vergelijken.
  3. De volgende stap is om een aantal ECHTE klanten te interviewen op basis van dit format.
  4. Vergelijk de resultaten met elkaar. Klopt het? Zo niet, wat kan je anders doen in je organisatie?

6. Fuck-it list

Doel: Bepalen welke acties de moeite waard zijn en welke niet

fuckitlist

Mijn persoonlijke favoriete, de lijst der lijsten, de fuck-it-list (als tegenhanger van de buckit list). Het komt er grofweg op neer dat 20% van jouw taken ongeveer 80% impact hebben op het organisatiedoel, financieel, etc. Het pareto-principe noemen we dat. Dat betekent dus ook dat er veel taken zijn met een laag impactgehalte. Die taken zijn er speciaal om te elimineren, te delegeren of te automatiseren.

  1. Houd je taken bij in een logboek, voor een week.
  2. Pas de 20/80 regel toe
    • Welke 20% taken hebben 80% impact op je doel?
    • Welke 20% taken zorgen voor 80% van je omzet?
    • Welke 20% taken zorgen voor 80% voor het plezier?
  3. Maak een fuckit lijst. Taken die je niet meer doet maar gaat elimineren, uitbesteden of automatiseren

7. Business model canvas

Doel: Variaties van je huidige business model maken en tot nieuwe inzichten komen.

businessmodel

Ik ga er vanuit dat je het business model canvas (BMC) al kent. Zo niet, lees dan hier een goede uitleg. Het BMC kan je inzetten om een ander business model vorm te geven en de consequenties zien. Zet daarom eens een andere Business bril op. Maak van je product een dienst. Van je dienst een product. Verkoop eens 10.000 x meer. Kies eens een andere doelgroep. Een ander verdienmodel. Wat verandert er in je bedrijf door die keuze? (durf ook groot te denken of klein)

  1. Print een grote versie van het business model canvas uit.
  2. Bepaal een doel:
    • Zoveel mogelijk verschillende varianten bedenken
    • Eén variant tot in detail uitwerken.
  3. Laat de deelnemers op post-its hun input schrijven / tekenen.
  4. Bepaal stap voor stap samen de inhoud van alle segmenten.
  • Value proposition: Welke waarde lever je in de ogen van de klant?
  • Customer relationships: Wat is je relatie met je klant?
  • Channels: Via welk kanaal lever je de waarde?
  • Customer segments: Welke doelgroepen kopen jouw product / dienst?
  • Key activities: Welke kernactiviteiten moet je uitvoeren om de waarde te leveren?
  • Key resources: Welke middelen heb je nodig of in je bezit?
  • Key partners: Met welke partners werk je samen?
  • Costs structure: Wat zijn de globale kostenposten van dit model?
  • Revenue stream: Hoe lopen de inkomsten? Welke inkomstenbronnen zijn er?

8. Future ideas

Doel: Bepalen van een meer-jaren-doelen

futureideas

Wat je de komende tijd gaat doen is leuk, maar daarna? Wat ga je doen als je succesvol bent? Wat ga je doen als je boek is geschreven? Future ideas is er voor gemaakt om in de toekomst te kijken. Om te zorgen dat wat je vandaag doet in lijn staat met waar je wilt staan over een tijdje.

  1. Maak een tijdlijn en verdeel deze in 1 jaar, 5 jaar en 10 jaar.
  2. Begin aan het einde, bij de 10 jaar. Wie zijn jullie dan? Welke waanzinnige projecten zijn er dan gerealiseerd?
  3. Ga dan naar 5 jaar, wat hebben jullie gerealiseerd, om in lijn te zijn voor de 10 jaar projecten?
  4. Ga dan naar 1 jaar, wat moeten jullie komend jaar doen? (met het oog op 5 en 10 jaar)
  5. Je hebt nu allerlei taken en doelen die de lange termijn vormgeven. Dit is natuurlijk een koers, geen must-do, want de wereld ziet er over 10 jaar toch weer anders uit.

9. Wat is het product?

Doel: Concreet maken van je product

product

In elk ondernemersplan kom je het tegen de 4 P’s. Super saai natuurlijk. Maar wel handig als je iets wilt
verkopen. Want wat is je product? Als je dat niet kan omschrijven, dan kan je het ook niet verkopen.

  1. Wat is je product? Teken het, omschrijf het in 2 zinnen
  2. Wat is het prijskaartje? Duur? Goedkoop? Licentie? Hoeveel euro’s?
  3. Op welke plek ga je het aanbieden? Online? In een winkel?
  4. Hoe ga je het op de markt krijgen? Hoe zorg je voor de promotie?

10. Marketing als conversatie

Doel: Een simpel marketingplan maken

marketing

Veel ondernemers worstelen met marketing, ze weten niet hoe het werkt of moet. Maar marketing is niets meer en minder dan een conversatie met je potentiële en vaste klanten.

  1. Teken 3 praatwolken die met elkaar in verbinding zijn.
  2. Wolk 1: Hoe breng je de conversatie op gang? Wat is je openingszin? (leads genereren)
  3. Wolk 2: Hoe werk je naar een verkoop toe? Hoe versier je je klant? (conversie naar verkoop)
  4. Wolk 3: Hoe houdt je de conversatie in stand? Hoe zorg je voor een lange relatie? (relatie management)
  5. Extra wolk 4: Hoe laat je de relatie groeien naar the next level?

11. Client journey map

Doel: Inzichtelijk maken hoe de klant jouw organisatie beleeft en ervaart.

customerjourney

Het is al een kunst om te zorgen dat alle processen kloppen en dat je dienste kun leveren.  Maar heb je enig idee wat je klant allemaal ervaart tijdens proces? Maak daarom eens een customer journey, in de vorm van een soort strip verhaal.

  1. Stap eens in de schoenen van je eigen klant en loop het proces helemaal door van begin tot eind.
  2. Teken elke stap op een post-it of als een soort stripverhaal (zie visual). Dit kun je alleen doen of met teams om een compleet beeld te vormen.
  3. Bestudeer waar de ervaring leuker / plezieriger kan voor jouw klant.
  4. Checkvraag: Klopt het proces ook met de kernwaarden van het bedrijf?
  5. Loop dit proces vervolgens eens door met echte klanten. Wat ontbreekt er nog? Of wat klopt er niet?
  6. Vervolgens kun je op basis van deze journey het proces aanpassen, verbeteren en soms stappen verwijderen.

12. One-Year-Goal

Doel: Het formuleren van een jaardoel + kwartaaldoelstellingen.

1year

Deze opdracht doe je op een flip-over en ik raad je aan om het resultaat op kantoor te hangen. Want iedereen deze doelen zijn belangrijk voor iedereen. Het gaat namelijk  over de doelen en dromen voor komend jaar. Wat willen jullie bereiken, wat willen jullie maken, waar ligt jullie focus?

  1. Teken op een flip-over een trap van 5 treden zoals op de visual
  2. Schrijf dan op de laatste trede: 1 jaar en op de eerdere treden Q4, Q3, Q2, Q1.
  3. Bepaal welk doel jullie hebben voor komend jaar.
  4. Werk vervolgens terug van Q4 naar Q1 en de doelen die nodig zijn per kwartaal om bij het jaardoel te komen.

13. Strategie & proces design

Doel: Inzichtelijk maken van een aanpak, om te laten zien ‘hoe’ je iets gaan doen.

procesdesign

Hoe werkt iets? Schrijf deze keer geen rapport. Nee, pak papier en stiften en ga samen met je team een proces / strategie vormgeven. Als een echte ontwerper. Dit kan voor alles, het leveren van een product tot het versturen van een Facebook bericht. Deze stap maakt het inzichtelijk wat er te doen is. Deze beantwoord dus de vraag: “Wat moet ik nu doen?” nadat je die nieuwe strategie / visie hebt geïntroduceerd.

Er zijn vier regels

  • Er is een begin en een eind
  • Ovaal = Proces / activiteit
  • Rechthoek = Een resultaat
  • Na een proces volgt altijd een resultaat.
  1. Kies een proces en ga tussentijdse activiteiten en stappen tekenen op post-its. Dit kan ieder voor zich doen of als een groepsproces.
  2. Plak ze daarna op een flip-over en maak er een proces van.
  3. Verbeter tot iedereen tevreden is.
  4. Werk het eventueel uit op een los stuk papier om te documenteren.
  5. Nu heb je in no-time en proces wat je kan ophangen. Maar ook aan je nieuwe collega’s kan laten zien als van ‘zo doen we dat’.

14. Metrics

Doel: Meetbaar maken van waardevolle zaken.

metric

Hoe weet je dat je de goede kant op gaat? Door het meetbaar te maken natuurlijk. Volgens mij is geld het enige wat makkelijk meetbaar is en daarom ook zo’n richtpunt. Omhoog, omlaag, je ziet het aan de cijfers. De uitdaging is om meetbaar te maken wat voor echt belangrijk is, voorbij geld.

  1. Bepaal samen wat voor jullie / de organisatie belangrijk is. Omzet? Winst? Blije klanten? Impact? Relaties? Medewerkers?
  2. Check dit ook even met je (kern)waarden. Komt dit overeen? Zo niet? Doe er wat aan.
  3. Teken een meter zoals op de visual en zet daaronder een titel.
  4. Teken drie vakjes onder de meter, dit zijn de ingredienten die je nodig hebt om te meten.
    • Omzet => Cijfers van facturen etc.
    • Blije klanten => Evaluatie, op tijd opgeleverd , etc.
    • Relaties => Hoelang blijft een relatie in stand, etc.
  5. Laat iedereen zijn meter presenteren en kies de beste.
  6. Start met meten ;)

15. Visual prototyping

Doel: Snel een concept communiceren en testen.

prototyping

Het is gaaf om nieuwe projecten te bedenken en uit te werken. Maar plannen maken, erover vergaderen, mailtjes sturen, het kost enorm veel tijd en het is de veilige modus. Ik wil je uitdagen om in een middag iets te bedenken en er een visueel concept van te maken. Teken schermen van je website-idee, teken een proces van je nieuwe dienst, teken je product. En laat het zien aan de gebruiker of aan je collega.

  1. Pak pen & paier.
  2. Maak een prototype van papier om je verhaal mee te vertellen. Teken schermen voor een website. Teken een proces bij een dienst. Teken een fysiek object bij een product.
  3. Maak een pitch bij je paper prototype (hiervoor kan je de tool storyboard gebruiken)
  4. Demonstreer het aan de gebruiker of demonstreert het aan je collega.
  5. Vraag feedback, eerste mening. Bouw verder.

16. Wie doet wat wanneer?

Doel: Eenvoudig plannen en verantwoordelijkheid vragen.

action_planner

Uiteindelijk moet er ook werk gedaan worden, dus daar hebben we een eenvoudige actieplanner voor. Het is dan zichtbaar wie er voor wat verantwoordelijk is.

  1. Pak een flip-over en maak een drie kolommen.
  2. Gebruik de titels WIE, WAT en WANNEER.
  3. Bepaal vervolgens wie er wat gaat doen en wanneer.
  4. Deze kun je bij elke meeting weer invullen of bijwerken.

 Dit waren de 16 visual business design tools, succes!