Van emailverslaving naar 2x per week mail checken

Er heerst een email mythe.

Als ik zeg: “Ik check máár twee keer per week mijn email”. Dan krijg ik vaak één van de volgende reacties.

  • Dat kan toch helemaal niet, je bent ondernemer. Je klanten communiceren toch via email?
  • Dan mis je toch heel veel?
  • Ja, maar dat kan toch helemaal niet.
  • Verstuur je dan ook helemaal geen email meer?
  • Maar hoe weet je dan wat je moet doen?
  • Ooo echt?…. Dat is relaxt.

De mythe: Je moet elke dag je mail checken, want het is het belangrijkste communicatiemiddel van je bedrijf.

Elk uur of elke dag je mail checken? Dat hoeft helemaal niet. Sterker nog, het saboteert zelfs je productiviteit.

Waarom saboteert email je productiviteit?

Je kent het wel. Je bent lekker bezig met een taak, een offerte schrijven. Je zoekt snel wat gegevens op in een email. Zodra je de inbox opent valt je oog op een nieuwe email, met als onderwerpregel: “Kun je me helpen met xxxxxx?”. En na een half uur denk je: Wat was ik ook alweer aan het doen?

Het probleem met email checken is:

  • Alles binnen komt lijkt urgent
  • Je switch van taken en raakt daardoor afgeleid
  • Er komt nooit een eind aan nieuwe emails
  • Email duwt letterlijk informatie bij je binnen i.p.v. dat jij het opzoekt
  • Een volle inbox = Veel openstaande acties = Stress

Daarom saboteert email je productiviteit. Je raakt de controle over je eigen todo’s kwijt.

O ja, zet sowieso alle meldingen en pop-ups uit. Die leiden je af.

Ja, maar wat als je té laat reageer op een nieuwe klant?

Dat was mijn grootste bezwaar. Dat ik allemaal nieuwe opdrachten zou missen. Maar waar ik achter kwam, is dat een klant niet de hele dag op mijn email zitten te wachten. Hij heeft óók nog andere dingen te doen.

Natuurlijk mis ik wel eens wat, maar dat kan je slim oplossen. Bijvoorbeeld met een personal assistent die je mail checkt en een whatsapp stuurt als het écht belangrijk is.

Stuur je geen email dan? Want dan check je toch ook je mail

Ja, ik stuur email. Maar ik zie alleen nieuwe berichten als ik dat wil.

Dit kun je doen door een tool als pauseinbox te gebruiken. Of een regel maken, dat je mail direct naar een mapje wordt verplaatst. En dat mapje check je dan maar 1 of 2 keer per week (of 1 keer per dag).

Maar het niet checken van dat mapje. Daar ligt de uitdaging.

Onderdruk het ik-wil-mijn-mail-checken gevoel

Een maand. Zó lang duurde het voordat ik dat gevoel niet meer hard. Ik was verslaafd aan email. En checkte het meerdere keren per dag. Maar na een maand verdween het. Maar nu vergeet ik het soms helemaal te checken. Check je dagelijkse meerdere malen je mail? Ga er dan maar vanuit dat je ook verslaafd ben.

Vanuit angst dat je iets mist. Maar dat kun je slim aanpakken.

Hack je email

Email is een manier om te communiceren. En ondanks dat ik het maar 2x check, vind ik het een waardevolle tool. Een manier om direct in gesprek te gaan. Maar in plaats van elk uur je mail checken, kan het dus een stuk slimmer. Zo pakken wij het aan.

  • Alle mails laten we sturen naar één adres, bijvoorbeeld info@debetekenaar….
  • Alle inkomende mail komt binnen op Helpscout, waar we een gezamelijke inbox hebben
  • We hebben een personal assistent die de mail checkt. Zij verwerkt de email en als het écht belangrijk is, dan stuurt ze een whatsapp
  • We hebben ook een persoonlijke mailbox bas@debetekenaar…, maar die gebruik ik alleen als het moet
  • Intern communiceren we (bijna) nooit via email. Dat doen we met whatsapp of real life.
  • En ik check mijn email maar twee keer per week.
  • Ik gebruik pauseinbox om mijn email inbox leeg te houden en nieuwe mail te verbergen
  • Als ik mijn email check, dan verwerk ik ze tot actiepunten in Evernote volgende GTD methode. En ik zorg dat mijn inbox weer op nul staat. Daar doe ik overigens een half uurtje over.

Kortom: Check Hack je email

Geen email is voor mij nog geen optie. Maar mijn effectiviteit is waardevoller dan email. Dus check ik het maar twee keer per week, verwerk ik het tot acties en zorg ik dat mijn inbox weer leeg is.

En weet je: Mijn business draait beter dan ooit en mensen sturen mij steeds minder email.

Dat is best relaxt.

30 Dagen 1x per dag je email checken

Kan je dat?

Ik geef 113 boeken gratis weg,
welke wil je hebben?

Ooit wilde ik een huiskamer vol met boeken. Kasten overladen met kennis. Een extern brein met allerlei interessante feitjes en waardevolle methodes. Maar dat was vroeger.

Nú wil ik een huiskamer zonder boeken. Géén volle kasten, maar ruimte. Mijn boeken zijn inmiddels digitaal en dus ga ik mijn fysieke boeken gratis weggeven. Welke wil je hebben?

Om het leuk te maken, zijn er vier regels.

  1. Kies één boek uit de lijst en vul het boekformulier in (onder aan de pagina).
  2. Als je het boek uit hebt, geef je het door aan iemand anders.
  3. Je schrijft je naam + e-mail op in het boek. Zo wordt het een logboek.
  4. Je haalt het boek op in Den Haag, Utrecht of Roelofarendsveen (ik verstuur alleen boeken, als jij de verzendkosten betaalt).

De boekenlijst

  1. Making Ideas Happen, Scott Belsky [Wendy Kiel]
  2. Rework, Jason Fried &David Heinemeier Hansson [Sandra Keus]
  3. Feel the fear and do it anyway, Susanne J. Jeffers [Mieke de Gunst]
  4. Het slimme onbewuste, Ab Dijksterhuis [Andries Zoetewij]
  5. Influence, Cialdini [Janneke]
  6. De andere 98 boeken vind je op mijn Sharest pagina.

Hoe motiveer je jezelf als zelfstandige – en kijk je ook nog eens je favoriete serie op Netflix?

Het maakt niet uit hoe moe ik ben. Hoe dronken ik ben. Of hoe laat het is. Ik poets áltijd mijn tanden.

Heb ik zin om mijn tanden te poetsen? Nee.

Het komt door de beugelmarteling van vroeger. Het is een gewoonte geworden. En in tandenpoetsen zit een belangrijke ondernemersles. Namelijk: hoe kun je jezelf motiveren, zonder dat het wilskracht kost.

Dé oplossing voor we-doen-het-morgen-wel gedrag.

Waarom stel je iets eigenlijk uit?

Het komt door je impulsieve oerbrein. Het is op zoek naar plezier en vermijdt pijn. Zo overleefden we vroeger. We renden weg voor een sabeltandtijger en we snoepten van de aardbeien die we vonden. (Oeps, eetbare aardbeien zijn pas 200 jaar oud).

Taken die op de korte termijn pijn doen, die stel je uit. Zoals: de Belastingaangifte.

Maar ons brein ontwikkelde door. Volgens Kelly McGonigal (van de Science of Willpower) hebben we nu twee verschillende breinen. Het wijze brein en het impulsieve oerbrein.

  • Het wijze brein maakt plannen om naar de sportschool te gaan.
  • Het impulsieve brein zorgt dat je op de bankt blijft liggen en pizza bestelt.

Dat is de struggle. Op een dag met veel wilskracht wint het wijze brein. En doe je 120 push-ups in het park. Heb je slecht geslapen en weinig wilskracht. Dan doe je 120 sit-downs op de bank.

Wat blijkt: wilskracht is géén onuitputtelijk bron. De vraag is dus:

Hoe hack je wilskracht?

Door een kleine gewoonte te ontwerpen. Gewoontes kosten geen wilskracht, het is automatisch gedrag dat volgt na een trigger. Zoals: op je telefoon kijken als je bliepje hoort. Of tandenpoetsen, voordat je naar bed gaat. 

Maar hoe ontwerp je een gewoonte?

Door een kleine dagelijkse routine te bedenken. En te doen. Wil je bijvoorbeeld een boek schrijven, maak dan een schrijfgewoonte. Schrijf elke dag 10 minuten, na je eerste slok koffie.

Een gewoonte bestaat uit vier noodzakelijke elementen, volgens Charles Duhigg (Auteur: The power of habit).

  1. Trigger: De eerste slok koffie
  2. Routine: 10 minuten schrijven
  3. Beloning: Gevoel van resultaat + cafeïne
  4. Verlangen: Naar cafeïne / zelf expressie van het schrijven

Ontbreekt één van deze elementen. Dan ontwikkel je geen gewoonte, maar is het een losse taak. En dus stop je met hardlopen, gezond eten of blijf je snoozen tot de lunch.

Denk eens aan een gewoonte die je hebt. En probeer de vier elementen te ontdekken. Bijvoorbeeld: tandenpoetsen.

  1. Trigger: Ik ga naar bed
  2. Routine: Ik beweeg mijn tandenborstel, met een kwak tandpasta
  3. Beloning: Schone tanden
  4. Verlangen: Ik verlang naar schone tanden, als ik vieze tanden heb

Doe het nu zelf.

Want als je het voor je ziet, dan kun je het ook ontwerpen. Of het nu gaat om je ochtendmeditatie, je todo-lijst maken, facturen sturen, het bellen van klanten. Je kunt een gewoonte ontwerpen, die weinig tot geen wilskracht kost.

En dan moet ik zeker keihard werken om het een gewoonte te maken?

Ja en nee. Er zijn twee mogelijkheden.

Heb je een vast dagelijkse ritme, vol gewoontes? Dan ja.
Creëer je een nieuwe situatie? Dan nee.

Laatst werkte ik een maand vanuit Ubud, Bali. De eerste week bleef mijn todo-lijst liggen. Ik lag meer in het zwembad, dan achter mijn laptop. Tot ik begon met een routine: 7 uur opstaan, korte meditatie, banen zwemmen, todo-lijst maken, ontbijten en aan de slag.

In 3 uur vinkte ik mijn todo’s af. En ‘s middags dobberde ik met een glimlach in het zwembad.

Maar als ik een gewoonte moet integreren in mijn dagelijkse Nederlandse leven. Dan kost het moeite. Dan kost het me veel wilskracht en herhaling. Zoals bijvoorbeeld koud douchen, wat ik al 2 jaar doe. Mijn advies is dan ook: Ga eens werken vanaf een andere locatie. Een koffiebar, een co-work ruimte of gewoon eens vanuit het buitenland. En druk op de reset-knop van je routines.

Leuk. Maar wat als ik géén zin heb om ergens anders te werken?

Ontwerp dan een vijf-minuten-gewoonte. Daar kan je oerbein geen weerstand tegen bieden.

  • Vijf minuten mediteren
  • Vijf minuten hardlopen
  • Vijf minuten mail checken
  • Vijf minuten werken aan project X
  • Vijf minuten lastige klanten bellen

En als dat niet werkt. Vertel het dan ook nog eens aan collega’s of vrienden. Dan ontstaat er sociale druk. Het dwingt je tot actie, want als je het niet doet: dan sta je voor lul. En dat doet pijn.

Ontwerp een kleine dagelijkse gewoonte

Dat is de sleutel. Een kleine dagelijks gewoonte, zodat het weinig tot geen wilskracht kost. Ontwerp een ochtendroutine, waarbij het wekkeralarm de trigger is. Je begint de dag productief. Je vinkt al je todo’s af voor de lunch en de hele middag kijk je naar je favoriete serie op Netflix. Niet omdat het moet, maar gewoon omdat het kan.

Hup, aan de slag

Ontwerp je eerste vijf-minuten-gewoonte.

Wat moet je écht niet doen,
als ondernemer?

Een kantoorbaan.
Ik verlang er soms naar. Jij?

Gewoon doen wat je baas zegt. Even géén verantwoordelijkheid. En klokslag 5 uur naar huis en niet meer denken aan werk.

Maar als ondernemer is dat wel anders. In je hoofd ben je altijd met je zaak bezig. Het is net een achtbaan: na tien ritjes is het gewoon niet zo leuk meer.

Wat ik bedoel?

Nou, bijvoorbeeld facturen sturen, de beloning van je werk. Dat is leuk. Totdat je er 30 per maand moet sturen, dan is het administratie.

Of opdrachten uitvoeren. Daar draait het om. Tótdat ze niet meer op je todo-lijst passen.

Of afspraken met nieuwe klanten. Zodat je geen tijd meer hebt voor je eigen plannen.

En zo kan ik nog wel even doorgaan: de telefoon opnemen, offertes maken, koffie-afspraken, nieuwsbrieven sturen, etc.

In het begin is het leuk. Je duwt een zware bal de berg op. Elke stap vooruit is een beloning. Totdat je over de bergtop heen bent en dan rolt de opeens bal achter jou aan.

Maar gelukkig is er een oplossing: de fuck-it list.

Hij werkt simpel. Schrijf eerste alle taken op die je niet meer wilt doen. Bepaal dan of je een taak wil weggooien, delegeren of automatiseren. En als het écht niet anders kan: versimpelen.

fuckitlist

En dan kom je in actie. En dat levert je rust en vrijheid op.

Zo neem ik zelf de telefoon niet meer op. Dat doet onze personal assistent. Workshop aanmeldingen lopen nu via een online boekingssysteem, die meteen ook een factuur stuurt. En e-mail checken, doe ik nog maar twee keer per week.

De fuck-it list blijft ondertussen alleen maar groeien.

Dat is het ondernemerslot: je bouwt iets op, tot het groot, complex en niet leuk is. Dan ga je versimpelen.

Bekijk je werk met de vraag: wat wil je niet meer doen?

En gooi het dan weg. Besteed het uit, automatiseer of versimpel het.

Maak een fuck-it list.

Het geheim van een briljant idee

Het was een leuke date, zeg ik tegen haar. Tot snel.

Maar ondertussen denk ik: Shit.

Drie dates, met drie dames in twee weken.

Stuk voor stuk leuke dames. Wat moet ik doen?

Ik kan niet kiezen. In die situatie zit ik vaker. Niet met vrouwen, maar met ideeën.

Wat maakt een idee briljant?

Als het voldoet aan jouw wensen. En als je er tegelijk een probleem mee oplost voor je klant.

Laten we beginnen met jouw wensen. Dat is het eerste deel van je briljante idee. Maak een excel sheet aan. Geef elke wens een kolom en hang daar vervolgens je ideeën aan.

Wil je veel geld verdienen? Wil je vrijheid? Wil je samenwerken met anderen? Wil je mensen helpen? Wil je lokaal of globaal werken? Wat wil jij eigenlijk?

excell

Daarna zoom je in op de klant. Welk probleem los je op voor je klant? Welk verlangen vervul je voor je klant? Hoe groter het verlangen of probleem, des te briljanter jouw idee.

Waarom moet ik kiezen?

Omdat het nog maar ideeën zijn. Als je niet kiest, dan voer je ook niks uit. En een idee zonder uitvoering is waardeloos en belandt op het ooit-kerkhof. Daar ben je jezelf noch je klant mee van dienst.

Maar hoe moet ik in hemelsnaam kiezen?

Er zijn drie simpele technieken.

  1. Kies een idee waar je alleen maar hell yeah tegen kunt zeggen. Ja zeggen is niet voldoende.
  2. Kies een idee dat belangrijk en urgent is.
  3. Kies een idee dat een grote impact heeft, maar dat weinig moeite kost.

Maar ik wil helemaal niet kiezen

Het is lastig. Als je kiest, sluit je de rest uit. Maar als je niet kiest, loert het kerkhof. Gelukkig is er een tussenoplossing. Je mag tijdelijk kiezen. Je neemt een proefperiode van drie maanden om te werken aan maar één project. Na drie maanden kies je voor:

  • Optie A: Ik ga hier mee door.
  • Optie B: Ik ga werken aan een ander project en het huidige mag naar het kerkhof.

En al die andere briljante ideeën die tussendoor steeds bij me opkomen?

Die voeg je toe aan je excell sheet. Die loop je iedere 3 maanden even na. Want, briljante ideeën zijn net mooie vrouwen: of je wil of niet, ze gaan je aandacht opeisen. Vraag ze om een telefoonnummer en beloof ze terug te bellen.

Voor nu hoef je maar één ding te onthouden: kies één project. Werk er drie maanden aan.

Voorbeeld: Wat als je niet kiest?

In de tijd dat ik nog websites bouwde gaf ik mijn klanten altijd voorrang op mijn eigen projecten. Want zij leverde geld op. Mijn eigen projecten deed ik tussen de bedrijven door. Daar kwam weinig uit. De meeste goede ideeën stierven een snelle dood.

Zo ging het twee en een half jaar lang. Tot ik er in oktober 2011 ervoor koos om mijn klanten opzij te zetten. Ik nam 8 maanden voor mezelf. Projecten als  Project gelukMy 30 days challenge en andere kwamen tot leven.

Voorbeeld: En wat als je wel kiest?

Zo begon ik in 2012 ook met het tekenen van andermans ideeën. De vraag groeide snel. Maar ik had óók ideeën over marketing, meditatie, wilde planten eten en ondernemen. Ik wilde het allemaal tegelijkertijd doen. Mijn slinkende bankrekening dwong me uiteindelijk tot een keuze. Geld werd belangrijk.

Ik besloot om 100% in te zetten op het tekenen van ideeën. Spannend. Ik deelde mijn werk, e-mailde mijn netwerk en deelde mijn kennis online. Elke dag een stap vooruit. Niet lang daarna ontstond de Betekenaar, belde KPN, mocht ik een boek illustreren en tekende ik voor het eerst bij een bijeenkomst. De bankrekening begon weer vol te lopen.

Dus – Jouw briljante idee?

Daar kun je alleen maar hell yeah tegen zeggen. Het voldoet aan jouw wensen en je lost er een probleem mee op voor je klanten. Maar het draait om de uitvoering. Want zonder uitvoering is een idee nooit briljant.

En nu aan de slag

Open excel.