Het is óók nooit klaar!
Echt nóóit.
Na iedere todo, volgt een volgende.
Sh*t.
Het is niet gek dat 1 op 7 medewerkers last heeft van burn-out klachten (CBS/TNO). Want wij kunnen openstaande taken niet goed loslaten. We onthouden ze nu eenmaal beter dan voltooide taken: het Zeiganik-Effect.
De never ending story is al niet leuk. Maar te veel openstaande taken zorgen voor cognitieve overload. Dan loopt ons werkgeheugen (brein) over, terwijl er nog tientallen taken liggen te wachten.
Zo bezocht ik laatst ons nieuwe, nog lege, kantoor in Utrecht. Maar ik mijn bordje lag al te vol. Vol stress fietste ik linea recta naar huis.
Iedereen ervaart wel eens zo’n overload. Maar als je boog continu gespannen is en last hebt van terugkerende gedachten en zorgen. Dan levert dat op termijn gezondheidsklachten op zoals angst, depressie en meer (Edward R Watkins, 2008).
Maar hoe gaan je daar mee om? In een wereld van informatie-overload, waar het einde van de Facebooktijdlijn onvindbaar is. Hoe voorkom je dat je de hele dag denkt aan de nog te schrijven offerte of te versturen mail? Hoe breng je die openstaande taken in kaart, zodat je er geen last van hebt?
Met een triggerlist.
Of zoals ze het in timemanagement wonderland noemen: een mindsweep of braindump.
Wat is een Triggerlist?
Een lange lijst met onderwerpen, die gedachten triggeren over openstaande taken.
Bijvoorbeeld het onderwerp: rekeningen.
Het triggert gedachten als: welke rekeningen moet ik nog betalen? Welke ga ik nog ontvangen? Wat moet ik verwerken in mijn administratie? En welke rekeningen moet je misschien zelf versturen?
Je schrijft elke taak op. Om vervolgens naar het volgende onderwerp te gaan. De hele lijst bestaat uit zo’n 80 tot 100 onderwerpen over werk en privé. Hier een voorbeeld van 43folders triggerlist.
- Projects started, not completed
- Projects that need to be started
- Commitments/promises to others
- Boss/partners
- Colleagues
- Subordinates
- Other people in organization
- “Outside” people
- etc
Waarom is een Triggerlist belangrijk?
Omdat je taken uit je hoofd haalt, zodat je er niet meer aan hoeft te denken. Dat geeft rust en ruimte voor nieuwe ideeën. Elke openstaande taak vraagt om mentale energie (Zeigarnik effect). Meestal onbewust, tot het omhoog schiet als: “Ooo shit, om 14:00 uur een afspraak met Henk Hendriks. En ik ben al te laat”.
Hoe meer open taken, hoe meer energie het kost.
Wanneer gebruik je een Triggerlist?
Op twee momenten:
- Wanneer je het overzicht kwijt bent en er te veel taken op je bord liggen.
- Als vaste routine in het verwerken van acties.
Zelf gebruik ik de lijst elke twee weken. Maar de Triggerlist werkt niet goed genoeg, vind ik als veelgebruiker.
Wat werkt er niet goed aan de Triggerlist?
Het vraagt te veel discipline. Je kunt makkelijk door de lijst heen scannen, terwijl je eigenlijk bij elke stap goed moet nadenken over openstaande taken. Het gevolg is dat je maar een klein deel van de open taken in kaart brengt. Dus daarom ontwierp ik een nieuwe versie voor mezelf: Triggerlist 2.0.
Triggerlist 2.0, wat is er beter?
Aandacht. Vanaf nu geef je volledige aandacht aan één onderwerp per keer.
Je krijgt één vraag te zien. Waardoor je goed kan nadenken over de open taken, die je direct in het veld eronder schrijft. Na zo’n 100 vragen krijg je een overzicht, dat je direct om te kopiëren naar je favoriete todo app.
Probeer het zelf, klik op de afbeelding om te starten.
Leuk zo’n lijst. Maar nu weet ik zeker dat ik nog veel te veel moet doen?
Dat klopt.
Je todolijst is altijd langer, dan wat je vandaag kan afvinken. Een triggerlist verandert daar niets aan. Maar het haalt wel de taken uit je hoofd en voorkomt cognitieve overload en terugkerende gedachten.
Let op: Het is belangrijk dat je een betrouwbaar systeem gebruikt voor je taken en projecten. Want anders laat je brein de taken écht niet los. Heb je nog geen écht systeem? Lees dan Getting Things Done eerst.
Er is dus altijd wat te doen
Maar je kunt voorkomen dat je brein overloopt van taken. Met de triggerlist maak je slim gebruik van het Zeigarnik Effect. Je haalt de open taken uit je brein, wat zorgt voor rust en ruimte. Of zoals de boeddhisten zeggen: “a mind like water”.
Dus maak dat overzicht
