Van emailverslaving naar 2x per week mail checken

Er heerst een email mythe.

Als ik zeg: “Ik check máár twee keer per week mijn email”. Dan krijg ik vaak één van de volgende reacties.

  • Dat kan toch helemaal niet, je bent ondernemer. Je klanten communiceren toch via email?
  • Dan mis je toch heel veel?
  • Ja, maar dat kan toch helemaal niet.
  • Verstuur je dan ook helemaal geen email meer?
  • Maar hoe weet je dan wat je moet doen?
  • Ooo echt?…. Dat is relaxt.

De mythe: Je moet elke dag je mail checken, want het is het belangrijkste communicatiemiddel van je bedrijf.

Elk uur of elke dag je mail checken? Dat hoeft helemaal niet. Sterker nog, het saboteert zelfs je productiviteit.

Waarom saboteert email je productiviteit?

Je kent het wel. Je bent lekker bezig met een taak, een offerte schrijven. Je zoekt snel wat gegevens op in een email. Zodra je de inbox opent valt je oog op een nieuwe email, met als onderwerpregel: “Kun je me helpen met xxxxxx?”. En na een half uur denk je: Wat was ik ook alweer aan het doen?

Het probleem met email checken is:

  • Alles binnen komt lijkt urgent
  • Je switch van taken en raakt daardoor afgeleid
  • Er komt nooit een eind aan nieuwe emails
  • Email duwt letterlijk informatie bij je binnen i.p.v. dat jij het opzoekt
  • Een volle inbox = Veel openstaande acties = Stress

Daarom saboteert email je productiviteit. Je raakt de controle over je eigen todo’s kwijt.

O ja, zet sowieso alle meldingen en pop-ups uit. Die leiden je af.

Ja, maar wat als je té laat reageer op een nieuwe klant?

Dat was mijn grootste bezwaar. Dat ik allemaal nieuwe opdrachten zou missen. Maar waar ik achter kwam, is dat een klant niet de hele dag op mijn email zitten te wachten. Hij heeft óók nog andere dingen te doen.

Natuurlijk mis ik wel eens wat, maar dat kan je slim oplossen. Bijvoorbeeld met een personal assistent die je mail checkt en een whatsapp stuurt als het écht belangrijk is.

Stuur je geen email dan? Want dan check je toch ook je mail

Ja, ik stuur email. Maar ik zie alleen nieuwe berichten als ik dat wil.

Dit kun je doen door een tool als pauseinbox te gebruiken. Of een regel maken, dat je mail direct naar een mapje wordt verplaatst. En dat mapje check je dan maar 1 of 2 keer per week (of 1 keer per dag).

Maar het niet checken van dat mapje. Daar ligt de uitdaging.

Onderdruk het ik-wil-mijn-mail-checken gevoel

Een maand. Zó lang duurde het voordat ik dat gevoel niet meer hard. Ik was verslaafd aan email. En checkte het meerdere keren per dag. Maar na een maand verdween het. Maar nu vergeet ik het soms helemaal te checken. Check je dagelijkse meerdere malen je mail? Ga er dan maar vanuit dat je ook verslaafd ben.

Vanuit angst dat je iets mist. Maar dat kun je slim aanpakken.

Hack je email

Email is een manier om te communiceren. En ondanks dat ik het maar 2x check, vind ik het een waardevolle tool. Een manier om direct in gesprek te gaan. Maar in plaats van elk uur je mail checken, kan het dus een stuk slimmer. Zo pakken wij het aan.

  • Alle mails laten we sturen naar één adres, bijvoorbeeld info@debetekenaar….
  • Alle inkomende mail komt binnen op Helpscout, waar we een gezamelijke inbox hebben
  • We hebben een personal assistent die de mail checkt. Zij verwerkt de email en als het écht belangrijk is, dan stuurt ze een whatsapp
  • We hebben ook een persoonlijke mailbox bas@debetekenaar…, maar die gebruik ik alleen als het moet
  • Intern communiceren we (bijna) nooit via email. Dat doen we met whatsapp of real life.
  • En ik check mijn email maar twee keer per week.
  • Ik gebruik pauseinbox om mijn email inbox leeg te houden en nieuwe mail te verbergen
  • Als ik mijn email check, dan verwerk ik ze tot actiepunten in Evernote volgende GTD methode. En ik zorg dat mijn inbox weer op nul staat. Daar doe ik overigens een half uurtje over.

Kortom: Check Hack je email

Geen email is voor mij nog geen optie. Maar mijn effectiviteit is waardevoller dan email. Dus check ik het maar twee keer per week, verwerk ik het tot acties en zorg ik dat mijn inbox weer leeg is.

En weet je: Mijn business draait beter dan ooit en mensen sturen mij steeds minder email.

Dat is best relaxt.

30 Dagen 1x per dag je email checken

Kan je dat?