Een virtual assistent, wanneer huur je die als ondernemer in?

Mijn telefoon trilt in mijn broekzak.
Ik ben in gesprek met een belangrijke klant, dus neem hem niet op.
Maar het begint de knagen.

Misschien is het wel een klant met vragen over een offerte? Misschien een nieuwe klant? Misschien een boze klant? Wordt het niet eens tijd voor een virtual assistent?

“Ik even moet naar het toilet” zeg ik. En daar kijk ik op mijn telefoon. Een onbekend nummer. Shit. Hopelijk heeft ze gemaild en kan ik haar straks terugbellen, tussen de afspraken door.

Het is weer zo’n moment dat ik denk: “Dit is niet zo handig, Bas! Zelf de telefoon opnemen”.
Tijd voor een virtual assistent, maar eigenlijk ben ik al te laat.

Wat is een virtual assistent?

Dat is een assistent die taken van je overneemt. Zoals de telefoon opnemen, facturen sturen, mails beantwoorden. Het voordeel van een Virtual Assistent (VA) is dat je vooral digitaal samenwerkt, waardoor het sneller en makkelijker gaat. Bij een Personal Assistent (PA), werk je meer face-to-face.

Waarom een virtual assistent inhuren?

Voor focus, het voorkomen van een burn-out en om meer tijd voor jezelf te krijgen. Toen we het bij de Betekenaar te druk kregen, schakelde we een virtual assistent in om de telefoon op te nemen en mail te beantwoorden. Daardoor konden wij rustig tekenen tijdens conferenties. Zonder ons druk te maken over onbeantwoorde oproepen.

Focus: zo doe je als ondernemer de taken waar je goed in bent. Die knagende nieuwsbrief stuurt je assistent voor je.

Voorkomen van een burn-out: Drukte zorgt voor stress. En hoe langer je onder druk staat, hoe groter de kans op een burn-out. De emmer loopt een keer over.

Meer tijd voor jezelf en een hoger uurtarief: Door samen te werken met een assistent speel je tijd vrij voor jezelf. Handig voor werk en vrije tijd. Daarnaast gaat je uurtarief omhoog (kom ik later op terug).

Wat is het juiste moment om een virtual assistent in te huren?

Waarschijnlijk nu.
Je kan het uitrekenen, door je feitelijke uurtarief te bepalen. Daarvoor heb je nodig:

De jaarwinst
Het aantal gewerkte uren (of je neemt 1225 uur, wat het urencriterium is van de Belastingdienst)

Vervolgens deel je de jaarwinst door het aantal gewerkte uren. Daar komt je feitelijke uurtarief uit. En dan?

Stel je feitelijke uurtarief is 50 euro per uur

Is het dan logisch dat jij visitekaartjes gaat overschrijven in je adresboek, terwijl je virtual assistent dat kan doen voor 35 euro per uur?

Nee.

Dat is dan het juiste moment om een virtual assistent in de huren. En dat levert vrijheid op. Zo check ik nog maar 2x per week mijn email en neem ik de telefoon ook niet meer op. Dat geeft mij tijd voor belangrijke projecten.

Welke taken kan een virtual assistent uitvoeren?

Begin bij de basics. De telefoon opnemen. Standaard mails beantwoorden. Afspraken maken. Het soort dingen wat je verwacht van een assistent. Leg vooral niet al direct al bedrijfsprocessen uit, maar train de assistent on-the-go.

Moet er een factuur de deur uit? Vertel hoe het systeem werkt en daarna kan hij/zij direct aan de slag. Moet er een social media update online komen? Leg uit hoe het werkt en geef de accountgegevens. Zo krijgt de virtual assistent in hapklare brokken inzicht in je werk.

En langzaam breid je het takenpakket uit.

Wat kan een virtual assistent nóg meer voor je doen?

Je blogartikel online verspreiden
Een blogartikel onderzoeken en schrijven
Afspraken maken met potentiële samenwerkingspartners
Data’s prikken voor trainingen
Offertes schrijven
Foto’s zoeken, plaatsje mooi maken
Potentiële klanten in kaart brengen en benaderen
Mensen volgen / ontvolgen op social media
Je agenda bewaken (!)
Maar ook gewoon een bloemetje bestellen of je hotel uitzoeken.

Leuk, maar wat kost het inhuren van een virtual assistent?

Dat varieert. Naar mijn ervaring ligt het uurtarief tussen de 20-50 euro. Met uitschieters naar boven en onder. Het verschil komt door de locatie, specialisatie en ervaring. Een assistent die zorgt dat jij nieuwe klanten krijgt, door bijvoorbeeld marketing, kan meer vragen dan iemand die alleen Excel data invoert.

Zo weet ik bijvoorbeeld dat Sandra Keus als virtual assistent een expert is op het gebied van videoproducties. Je kan ook iemand uit bijvoorbeeld India inhuren. Dat is goedkoper, maar dan ben je veel meer tijd kwijt aan communicatie.

Reken goed uit wat het kost en oplevert. Want sowieso is de vraag:

Verdien je wel genoeg?

Huur alleen een virtual assistent in als je de ruimte hebt. Want anders zit je met dezelfde vraag als die ik had: “Moet ik nu 2x zoveel opdrachten binnenhalen?” Dat zorgt voor stress, deadlines, druk, etc.

Heb je een goed inkomen? Zie het dan als een uitdaging om je uurtarief te verhogen.

Stel je doet een klus voor 1000 euro. Je bent er ongeveer 10 uur mee bezig. Dat betekent een uurtarief dan 100,- euro per uur is. Prima tarief.

Maar in de klus zit ook veel communicatiewerk. Zoals afspraken maken, telefoontjes plegen, zaken regelen, veel uittype werk. En dat vind je gedoe. Je virtual assistent kan je helpen. Waardoor jij nog maar 3 uur bezig bent en zij 8 uur, 35 euro per uur. In het totaal is dat 280 euro. De klus levert je nu dus nog maar 720 euro op.

Maar je uurtarief is gestegen naar 240 euro per uur. Rekensom: 720 euro / 3 uur = 240 euro per uur.

Dat is de uitdaging. En naast je extra hoge uurtarief, speel je ook nog eens 7 uur tijd vrij. Bedenk je eens wat je allemaal kan doen in die 7 uur extra vrije tijd.

Maar instructies geven kost toch ook tijd?

Dat klopt. Dat is de investering in de samenwerking. In het begin kost dat tijd, terwijl het voelt alsof jij het sneller en beter bent dan je assistent. Hetzelfde had ik met de telefoon opnemen en offertes schrijven.

Maar hoe meer je samenwerkt, hoe beter je op elkaar bent afgestemd. Het is letterlijk een investering, die je meer geld en tijd oplevert. De beste methode voor instructies is: on-the-go uitleggen.

En wat als die ander geen kwaliteit levert?

Dan stop je met samenwerken. Daarom wil je zo snel mogelijk ontdekken hoe de samenwerking bevalt. Mijn advies is om:

Iemand in te schakelen met de juiste inzet. Skills zijn belangrijk, maar inzet is van groter belang.
Iemand een proefopdracht laten doen. Bijvoorbeeld het data invoeren of afspraken maken. Zie het als een soort snuffelstage.
Iemand inschakelen voordat het té druk wordt. Zodat je in alle rust kijkt naar de samenwerking.
Hele heldere afspraken te maken. Hoe communiceer je? Wanneer stuurt iemand een factuur? Wanneer stuurt iemand een update? Prijs? Uren bijhouden? Etc.

Het is net als daten. Als het niet klikt, dan weet je dat héél snel. En dan moet je stoppen (gratis datingavdies).

Waar vind je een virtual assistent? En waar moet je nog meer opletten?

Online natuurlijk. Anders is het geen goede virtual assistent.

Zelf ben ik van de naïeve aanpak. In andere woorden: ik plaatste een bericht op Twitter en zo kwamen we bij Lisette van Arlistico. En het bevalt nog steeds goed. Voor een ander project deed ik hetzelfde en kwam ik uit bij Janine Sterenborg.

Je kan het ook aan je netwerk vragen. En er zijn ook allerlei platformen voor. In 2014 schreef Patty Golsteijn al een artikel hierover en waar je allemaal nog meer rekening mee moet houden, als je een virtual assistent inschakelt (must reed)

Bijvoorbeeld:

“Stel een vacature op
Dat deed ik natuurlijk met mijn bedrijf Regelhelden, maar ook met mijn huidige online business. Ook hier: geef heel duidelijk wat voor iemand je zoekt, om wat voor werkzaamheden het gaat, hoeveel uren.”

En voor je het weet heb je een virtual assistent. Dan begint het delegeren en dat is best wennen.

Schuif ik een k*tklusje dan zo maar door?

Zo voelt het soms wel. Maar wat jij niet leuk vindt, dat vinden anderen leuk. Zelf moet ik hier (nog steeds) aan wennen. Hoe kan iemand het nou leuk vinden om te bellen? Of offertes schrijven? Of mail beantwoorden?

Maar hoe het ook voelt, de meeste virtual assistents leven een waanzinnig leven. Dat is het voordeel van digitaal werken. Het kan vanuit huis, vanuit Bali of Brazilië. Jouw rotklusje in hun vrijheid, of zoals Thamara Zijlstra (VA opperbaas) zegt:

“Als virtual assistant bepaal je waar, wanneer en hoe je werkt, en dat is behoorlijk spectaculair.”

Stem het takenpakket af en jullie zijn allebei blij. Maar wees niet bang om werk los te laten en te delegeren. Ook als je weet dat je het zelf beter en sneller kan doen.

Het stappenplan om aan de slag te gaan

Stap 1: Bepaal je feitelijke uurtarief.

Stap 2: Maak een fuck-it lijst, een lijst met taken die jij gedoe vindt en niet meer wil doen.

Stap 3: Kies 3 taken uit, waarvoor je feitelijke uurtarief te hoog is.

Stap 4: Ga op zoek naar een virtual assistent.

Extra stap: Pak je persoonlijkheidstesten erbij. Zoals de Strengthfinder, Koble A, Brick Myers, etc. Kijk welke taken je nu uitvoert, maar niet passen bij je profiel. Grote kans dat je ze daarom gedoe vindt.

Start vandaag met groeien

Een virtual assistent geeft je ruimte om te groeien. Met je bedrijf en persoonlijk. Zo besteed je tijd aan dingen die het meest waardevol zijn. Wanneer huur je een virtual assistent in? Waarschijnlijk nu.

Dus pak pen en papier.
En reken je feitelijke uurtarief uit.